Durch die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes beginnt ab dem 01.01.2025 stufenweise die Umsetzung der E-Rechnungspflicht.
Einführung der E-Rechnung ab 01.01.2025
Durch die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes beginnt ab dem 01.01.2025 stufenweise die Umsetzung der E-Rechnungspflicht.
Im Laufe der kommenden Jahre werden damit schrittweise alle Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind, von der neuen E-Rechnungspflicht erfasst werden. Damit wird Business-to-Business Bereich auch eine Verpflichtung eintreten, sämtliche Umsätze über E-Rechnungen abzurechnen, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 4 – 29 UStG steuerbefreit ist.
Als E-Rechnung gilt hierbei nur noch ein Beleg, der in einem bestimmten, strukturierten, elektronischen Format, das der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht, ausgestellt wird.
Zu unterscheiden ist zwischen der Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, und der Pflicht, eigene Umsätze über E-Rechnungen abzurechnen:
Welche Rechnungen entsprechen der EU-Richtlinie 2014/55/EU?
Das neue E-Rechnungsformat deckt sich nicht mit dem, was bislang gemeinhin unter elektronischen Rechnungen verstanden wurde. Eine E-Rechnung muss zukünftig einem bestimmten Format entsprechen, das elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann.
Wichtig: Papierrechnungen und herkömmlichen Rechnungen im .pdf-Format fallen nicht darunter. Diese werden künftig als "sonstige Rechnung" bezeichnet.
Die aktuell gängigen und sich wohl durchsetzenden Formate in Deutschland sind:
„X-Rechnung“ und „ZUGFeRD“ ab Version 2.0.1
Diese erfüllen die Kriterien der EU-Richtlinie.
Bei der X-Rechnung, die nach aktuellem Stand wohl überwiegend nur in großvolumigem B2B-Geschäft Anwendung finden wird, ist es nicht möglich, die Rechnung ohne spezielle Software am Bildschirm zu lesen. Es wird nur eine .XML-Datei versandt, die nur durch entsprechende Softwarelösungen geöffnet und ausgelesen werden kann.
Bei der ZUGFeRD-Rechnung kann die Rechnung auch ohne spezielle Software am Bildschirm weiterhin gelesen werden, da weiterhin eine Datei im .pdf-Format versandt wird, die sich aber inhaltlich, im Datensatz, von der herkömmlichen .pdf-Datei unterscheidet.
So enthält die ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich einen .XML-Datensatz, in welchem die notwendigen Rechnungsinformationen hinterlegt und gespeichert sind. Um diesen Datensatz zu verwerten, ist wiederum eine entsprechende Softwarelösungen notwendig.
Ab wann gilt welche E-Rechnungspflicht?
Grundsätzlich gelten die Neuregelungen bereits ab dem 1.1.2025. Um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern gibt es aber Übergangsregelungen für das Lesen und Ausstellen von E-Rechnungen:
Umsatzausführung nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2027:
Unternehmen dürfen weiterhin über Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format abrechnen (z.B. wie gehabt eine .pdf-Datei), statt eine E-Rechnung zu erstellen.
Umsatzausführung nach dem 31.12.2025 und vor dem 1.1.2028:
Unternehmen dürfen weiterhin über sogenannte EDI-Rechnungen (Electronic-Data-Interchange-Rechnungen) die Umsätze abrechnen, auch wenn aus den Rechnungen die geforderten Daten nicht automatisch extrahiert werden können.
Umsatzausführung nach dem 31.12.2026 und vor dem 1.1.2028:
Unternehmen dürfen weiterhin eine Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers eine in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnung verwenden, wenn das ausstellende Unternehmen im vorangegangenen Kalender einen Gesamtumsatz (nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hatte.
Trotz der langen Übergangsfristen sollte nun gehandelt werden, auch wenn Sie noch nicht beabsichtigen, Ihre Umsätze über E-Rechnungen abzurechnen. Denn wenn Sie Rechnungen von Unternehmen erhalten, die schon jetzt E-Rechnungen ausstellen, so müssen Sie ab dem in der Lage sein, diese Rechnungen im neuen E-Rechnungsformat in Ihrem Unternehmen empfangen und verarbeiten zu können.
ZUGFeRD-Rechnungen können Sie zwar zumindest lesen, prüfen und zum Ausgleich bringen, X-Rechnungen hingegen nicht. Auch müssen E-Rechnungen GoBD-Konform revisionssicher archiviert werden. Dies ist nur mit hierfür vorgesehener Software möglich.
Gibt es Erleichterungen und Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
- Die neue E-Rechnungspflicht nach den vorstehenden Maßstäben greift nur für Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind.
- Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es (noch) keine Neuerungen.
- Ebenso gelten die neuen Regelungen nicht für sog. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise, die als Rechnungsbeleg verwendet werden.
Welche Lösung bietet sich an?
Die gängigen Warenwirtschaftssysteme bieten in aller Regel bereits Möglichkeiten an, zumindest die Lesepflicht ab 01.01.2025 zu erfüllen.
Auch zahlreiche andere Softwareanbieter bieten Softwarelösungen an, z.B.
- Lexware
- Adobe Acrobat Reader DC
- Sage GmbH
- sevDesk
- WISO MeinBüro (Buhl Data Service GmbH)
ELSTER bietet ebenfalls online eine Möglichkeit, E-Rechnungen online zu visualisieren:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
Auch die DATEV e.G. bietet verschiedene Lösungen an, wobei die Wahl einer passenden Softwarelösung sehr von den individuellen Umständen in Ihrem Betrieb abhängt.
Generell aber gilt, dass eine Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei über DATEV Unternehmen Online ermöglicht, E-Rechnungen zu lesen. Auch ist die Archivierung bei Nutzung von Unternehmen Online inbegriffen.
Sofern Sie also DATEV Unternehmen Online bereits nutzen, erfüllen Sie die ab 01.01.2025 bestehenden Anforderungen bereits.
Sprechen Sie uns bei Fragen gerne an.